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28. 11. 2019

Ordnung im PC: Der Dateimanager hilft

Papier- und PC- Ordner mit ihren Dokumenten wollen sortiert sein.

Wie bekomme ich es hin, dass die Ordner und Dokumente im PC gut sortiert und gut zu finden sind? Die sinnvolle Struktur nach Sachgebieten oder Produkten ist das eine. Die Funktionen des Dateimanagers das andere. Letztere erleichtern das Sortieren und Verschieben der Ordner und Dateien, um die gewünschte Ordnung hinzubekommen.

Die nachfolgenden Möglichkeiten am Beispiel des Dateimanagers "Windows-Explorer" (Windows 10) machen das Sortieren, Löschen und Verschieben von Ordnern und Dateien leichter:

Öffnen Sie den Explorer über das Windows-Symbol oder - wenn eingerichtet - über das Ordnersymbol auf Ihrer Task-Leiste.

Über die Registerkarte "Ansicht" können unterschiedliche Ansichten eingestellt werden. So können Sie sich zum Beispiel alle Ordner und Dateien innerhalb eines Ordners in Form einer "Liste" anzeigen lassen. Bei der Auswahl von "Details" werden weitere Informationen angezeigt (Änderungsdatum, Typ, Größe). 

Bei der Listendarstellung "Details" können Sie durch Anklicken der Spaltenüberschriften nach Name, Änderungsdatum, Datei-Typ oder Datei-Größe sortieren. Beim zweiten Klick machen Sie die Änderung wieder rückgängig, bzw. ändern die Reihenfolge wieder. So erhalten Sie zum Beispiel durch Anklicken der Überschrift "Typ"  eine gute Übersicht nach Datei-Typen (Word-Datei, Excel-Datei etc.) gebündelt. Sortieren nach "Änderungsdatum" macht sofort deutlich, welche Dateien ins Archiv wandern können. 

Es kann sein, dass die Ansicht in jedem Ordner anders ist. Mal erscheint eine Liste, mal erscheinen Symbole und ein anderes Mal kommt die gewünschte Detail-Ansicht. Sie haben sich vielleicht schon gewundert oder geärgert, dass Sie immer wieder die Ansicht ändern müssen. Um eine einheitliche Ansicht für alle Ordner zu erreichen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie in einem beliebigen Ordner die Ansicht, die Sie für alle Ordner übernehmen möchten, her (über die Registerkarte "Ansicht") - zum Beispiel Details und nach Änderungsdatum sortiert.
  2. Gehen Sie nun auf die Registerkarte "Datei" und wählen "Optionen" bzw. "Ordner- und Suchoptionen ändern".
  3. Wählen Sie in dem Fenster die Registerkarte "Ansicht".
  4. Wählen Sie unter Ordneransicht "Für Ordner übernehmen".

Einfach mal ausprobieren! Damit werden Sie sicherer im Umgang mit dem Dateimanager, Ihrem besten "Partner" für Ordnung im PC! Viel Erfolg!

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28. 05. 2019

Immer mal wieder speichern!

Kennen Sie das auch? Sie haben gerade in einem Programm Daten eingegeben, auf dem PC einen langen Text geschrieben oder ein Formular zur Hälfte ausgefüllt. Und dann drücken Sie aus Versehen irgendeine falsche Taste oder wechseln das Programm. Und all Ihre Mühen waren umsonst. Alle Eingaben sind weg. Nicht immer finden sich die Daten im Papierkorb wieder. Sie dürfen vielmehr wieder von vorne beginnen, und das ist ärgerlich. 

Kleine Gewohnheiten sind hier eine große Hilfe. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei allen Eingaben in ein Programm oder bei der Erstellung von Dokumenten möglichst oft zu speichern. Klicken Sie zwischendurch immer mal wieder auf das Speicher-Icon. Sie werden dankbar sein, wenn die nächste Ablenkung kommt oder wieder mal „eine falsche Taste am falschen Ort war“ und Ihre Arbeit zunichtemachen will. Schlimmstenfalls fehlen nur wenige Eingaben, die Sie schnell nachholen können.

Bei Microsoft Office gibt es die Möglichkeit, Vorgänger-Versionen wiederherzustellen. Gehen Sie dabei diesen Weg: Register Datei > Informationen > Dokument verwalten. Hier ist die Datei zu finden, die aus Versehen nicht gespeichert wurde.

Viel Erfolg!

28. 02. 2019

PDF-Datei - Was bringt das Format und wie erstelle ich ein PDF-Dokument?

Was ist eine PDF-Datei? PDF steht für Portable Dokument Format (engl. tragbar / vom lateinischen „portare“ für „tragen“ oder „mit sich tragen“). Das bedeutet, dass dieses Datei-Format gut geeignet ist für das "Weitertragen". Zum Beispiel für den E-Mail-Versand oder das Ablegen in einem Ordner. Dabei bleibt die Originalansicht erhalten und ist nicht ohne weiteres veränderbar.

Außerdem kann dieses Dokument in PDF-Format unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Computer gelesen und ausgedruckt werden. Um eine PDF-Datei lesen zu können, ist eine spezielle Software notwendig – der Adobe Acrobat Reader. Diese Software wird als sog. Freeware im Internet kostenfrei angeboten.

undefinedZwei Möglichkeiten, wie Sie eine PDF-Datei erstellen können 

undefinedAdobe Acrobat Reader Download-Möglichkeit

30. 11. 2018

Excel-Tipps

Wie bekomme ich schnell das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit in eine Zelle? Die Tastatur-Tipps dazu haben wir für Sie ausgewählt. Viel Spaß beim Ausprobieren - und bei späterer Anwendung!

Strg + . (Punkt): Das aktuelle Datum wird in die Zelle eingefügt.
Strg + Shift (Großschreibtaste) + . (Punkt): Die aktuelle Uhrzeit wird in die Zelle eingefügt.

In der Eingabezeile: =jetzt(): Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit werden in die ausgewählte Zelle eingefügt. Mit Enter schließen Sie die Eingabe ab. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Angabe aktualisieren wollen, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie auf F9. Das Datum ist dynamisch und wird beim erneuten Öffnen der Datei automatisch aktualisiert.
In der Eingabezeile: =heute(): Das aktuelle Datum wird in die ausgewählte Zelle eingefügt. Das Datum ist dynamisch und wird beim erneuten Öffnen der Datei automatisch aktualisiert.

Alternativ können Sie eine Zelle auswählen und unter dem Reiter „Formeln“ die Schaltfläche „Datum und Uhrzeit“ anklicken. Im Kontextmenü wählen Sie JETZT bzw. HEUTE aus und bestätigen mit OK.

26. 10. 2018

PC-Tipp: Format übertragen

Verwenden von "Format übertragen" in Word, Excel oder Power-Point

Gefällt Ihnen in Ihrem Test eine bestimmte Formatierung wie Farbe, Schriftschnitt, Schriftgrad oder Rahmenart, so können Sie diese Formatierung auf weitere Inhalte Ihres Dokuments übertragen. Verwenden Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Format übertragen", um die gleiche Formatierung schnell auf mehrere Textteile oder Grafiken anzuwenden. Und so wird's gemacht:

1.Markieren Sie den Text oder die Grafik mit der zu kopierenden Formatierung.

2.Klicken Sie auf der Registerkarte "Start" auf "Format übertragen". Der Mauszeiger wird nun als Pinselsymbol dargestellt.

3.Verwenden Sie den Pinsel, um die Formatierung auf markierten Text oder eine Grafik zu übertragen. Das funktioniert nur einmal. Wenn Sie die Formatierung für mehrere markierte Bereiche in Ihrem Dokument ändern möchten, müssen Sie zuerst auf Format übertragen doppelklicken.

4.Wenn Sie die Formatierung beenden möchten, drücken Sie ESC.

06. 07. 2018

So finden Sie die passenden Ordner- und Dateinamen

Welchen Namen gebe ich der Datei? Wie benenne ich den neuen Ordner? Wer viel mit dem PC arbeitet, kennt diese Fragen nur zu gut. Dateien sollten so abgelegt werden, dass sie auch schnell wieder zu finden sind. Entweder über die Ablagestruktur oder mit Hilfe der Suchfunktion. Ordner sollen eine Struktur geben und beschreiben, was man im Ordner finden und ablegen kann. Und dabei spielt die Auswahl des Datei- bzw. Ordnernamens eine wichtige Rolle. Grundsätzlich ist die Vergabe von Datei- und Ordnernamen sehr individuell und kann je nach Betrieb unterschiedlich sein. Einige grundlegende Tipps können bei der Wahl von passenden Datei- und Ordnernamen helfen:

Text möglichst aussagekräftig und - wenn möglich - kurz
Der Text sollte so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein, um bei der Suche nach der Datei möglichst schnell zum Erfolg zu kommen. Zum Beispiel Mitarbeiter_Einsatzplan_Hofladen. Liegen die Einsatzpläne in einem Ordner „Mitarbeiter“ kann das Wort "Mitarbeiter" im Dateinamen entfallen, wenn es keine Überschneidungen in der Ablage geben kann. Dann würde Einsatzplan_Hofladen ausreichen. Wägen Sie ab, ob mit einem längeren Namen die Aussagekraft wesentlich besser ist oder ob ein kurzer Name zwingend notwendig ist.

Datum
Da, wo es sinnvoll ist, hilft die Angabe des Datums im Dateinamen. Zum Beispiel bei der Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen, bei Checklisten, welche eine Eigenkontrolle dokumentieren oder bei der Ablage von Anschreiben an Geschäftspartner. Am besten geeignet ist die amerikanische Schreibweise „Jahr-Monat-Tag“. Dann werden alle anfallenden Dokumente in einem Ordner automatisch in der richtigen Reihenfolge sortiert. Zum Beispiel 2018_03_20_LVM_Betriebshaftplicht_Aenderung. Ist nur der Monat oder das Jahr entscheidend, können Tag bzw. Monat und Tag auch weggelassen werden.

Umlaute
Moderne Betriebssysteme können inzwischen mit Umlauten umgehen. Trotzdem kann es immer mal wieder Probleme geben. Deshalb sollten Umlaute vermieden werden. Also statt Fütterungsplan_Schweine besser Fuetterungsplan_Schweine

Groß- und Kleinschreibung
Windows 10 unterscheidet hier nicht. Wenn Sie eine Datei mit dem Namen Checkliste_Audit angelegt haben und wollen erneut eine Datei mit dem Namen checkliste_audit anlegen, so geht das nicht. Früher war das möglich. Einigen Sie sich am besten im Büro auf Groß- und Kleinschreibung bzw. Kleinschreibung für alles.

Sonderzeichen und Leerzeichen
Auch hier streiken moderne Betriebssysteme nicht immer. Die Verwendung von Sonderzeichen wird jedoch weiterhin nicht empfohlen, da Probleme möglich sind. Bei manchen „warnt“ der Dateimanager direkt. Diese Zeichen akzeptiert zum Beispiel Windows 10 nicht: \ / : * ? < > |. Leerzeichen funktionieren meistens, sollten aber besser nicht verwendet werden.
Ein Punkt ist zwar möglich, wird jedoch bereits für die Trennung zwischen Dateiname und Dateinamenerweiterung verwendet und könnte zu Missverständnissen führen.

Bindestrich und Unterstrich
Das sind die am häufigsten genutzten Sonderzeichen. Damit werden Worte im Dateinamen verbunden und damit Leerzeichen vermieden. Zum Beispiel: Checkliste_Hoftag oder Checkliste-Hoftag.

Zahlen und Prioritäten
Zahlen können im Dateinamen an jeder Stelle verwendet werden. Voran gestellt helfen sie beim Sortieren der Dateien. Grundsätzlich gilt: Sonderzeichen vorangestellt erscheinen zuoberst. Dann folgen Zahlen und erst zum Schluss Buchstaben. Wenn Sie also eine bestimmte Reihenfolge wünschen beginnen Sie den Dateinamen mit 00, 01,02 u. s. w. Möchten Sie bestimmte Dateien oder Ordner ganz oben in der Liste angezeigt bekommen, setzten Sie einfach ein Sonderzeichen davor – zum Beispiel die Raute oder einen Unterstrich.

Beispiel wie der Explorer Ordner- oder Dateinamen sortieren würden:
1. #Hoftag
2. 01_Landwirtschaft
3. Betriebsvergleich

Maximal 260 Zeichen sind möglich
Zum gesamten Dateinamen gehört tatsächlich mehr als der Text, den Sie der Datei als Autor geben. Der gesamte Pfad gehört mit dazu! Also Name des Laufwerks oder des Datenträgers, Ordner oder Verzeichnis, Dateiname (Der Text, den Sie der Datei geben.) und Dateierweiterung (z. B.“pdf“ oder „docx“).

Beispiel mit insgesamt 158 Zeichen: C:\Users\MMustermann\Documents\00_Unternehmensführung\12_Weiterbildung\
Landwirtschaftskammer_NRW\2018_Büroorganisation_im_landwirtschaftlichen_Unternehmen.pdf

Abkürzungen
Abkürzungen sind eigentlich ganz praktisch, da sie den Dateinamen schön kurz machen und in der Liste alles schön zu lesen ist. Aber Abkürzungen habe auch ihre Tücken. Was einem selbst vertraut ist, versteht ein anderer überhaupt nicht. Vor allem dann, wenn mehrere Personen im Agrarbüro arbeiten und Zugriff auf alle Dateien haben sollen, ist eine Einigkeit zu erzielen.

Abkürzungen können genutzt werden, wenn sie allen bekannt und geläufig sind und es keine Überschneidungen gibt. Zum Beispiel kann BG für Berufsgenossenschaft, Biogas oder Bürgergemeinschaft stehen. Kommen alle drei in Ihren Dokumenten vor, sollten aussagekräftigere Texte – durchaus auch abgekürzt - genutzt werden. Also zum Beispiel Biogas und BuergerGem. BG für Berufsgenossenschaft könnte bleiben.

Wichtig! Wählen Sie auch für sich selbst nur Abkürzungen, die Sie auch in 5 Jahren noch nachvollziehen können!

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28. 02. 2018

Tastatur-Tipp PDF-Ansicht drehen

Sicher kennen Sie das: Mit Spannung möchten Sie sich die soeben eingetroffene PDF-Datei ansehen und schon ärgern Sie sich. Die PDF steht mal wieder Kopf. Nun gibt es zwei Möglichkeiten das zu ändern.

1. Sie gehen mit der Maus im Menü auf "Ansicht" - "Ansicht drehen" und klicken dann solange auf "Im" oder "Gegen den Uhrzeigersinn (UZS) drehen" bis Sie die richtige Position erwischt haben. Und das klappt ja dann häufig auch nicht auf Anhieb.

2. Schneller geht's mit der Tastatur!

Im UZS drehen: Str + Shift (Großschreibtaste) + 0 (Tastatur oder Nummernblock)

Gegen den UZS drehen: Str + Shift + 1 (Tastatur oder Nummernblock)

Halten Sie Str + Shift gedrückt während Sie die 0 oder 1 mehrmals anklicken.

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