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26. 09. 2014

Aufbewahrungsformen für Personalunterlagen

©N-Media-Images-Fotolia.com

Gehen Sie mit Personalunterlagen besonders sorgfältig um und ordnen Sie diese stets gewissenhaft. Nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung haben Sie dann alle erforderlichen Unterlagen schnell zur Hand. Auch bei Ihrer täglichen Büroarbeit ist es hilfreich, diese Unterlagen gut sortiert zu haben. Einerseits finden Sie eine gesuchte Information zum Mitarbeiter sehr zügig. Andererseits sind Dokumente, die Sie in einer Personalakte ablegen wollen, schnell dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet.

Für welche Aufbewahrung Sie sich entscheiden, ist abhängig von Ihren persönlichen Vorlieben für die ein oder andere Aufbewahrungsart. Nutzen Sie jedoch die folgenden Tipps, die Ihnen die Ordnung der Personalunterlagen in den verschiedenen Schriftgutbehältern erleichtern.

1. Stehordner
In den üblichen Stehordnern (Aktenordnern) können Sie Ihre Personalunterlagen gut strukturiert abheften. Jeder Ordner sollte gut lesbar beschriftet sein. Beschriftung auf dem Rückenschild und tatsächlicher Inhalt sollten natürlich übereinstimmen. 
In jeden Ordner heften Sie obenauf ein Deckblatt mit Inhaltsangabe, so dass der gesamte Ordnerinhalt mit einem Blick ersichtlich ist. Zum Beispiel die Namen der Mitarbeiter und die Dokumente, die Sie jedem Mitarbeiter hier zugeordnet haben.
Nutzen Sie die vielfältigen Register für Stehordner, um Schriftstücke zu bündeln und voneinander zu trennen. Auch Trennstreifen erfüllen diesen Zweck.

2. Hängeregistratur mit Personalheftern
Die Hängeregistratur hat grundsätzlich den Vorteil, dass hier eine Lose-Blatt-Ablage möglich ist. Im Falle von Personalunterlagen, werden jedoch in der Regel Mappen mit Heftung genutzt, damit die Unterlagen auf Dauer sicher und vollständig aufbewahrt werden.
Für Hängeregister gibt es spezielle Hängemappen für Personalunterlagen mit 5 oder 6 Fächern mit je einer Heftung. Diese sogenannten Personalhefter haben meist zusätzliche Fächer wie eine Dehntasche oder eine Prospekthülle. Sie verfügen in der Regel über ein vorgedrucktes Register oder eine Blanko-Rückseite zur eigenen Beschriftung. 
Vorteil der Hängeregistratur gegenüber Aktenordnern ist, dass an der oberen Seite vielfältige Kennzeichnungen - zum Beispiel durch Signalreiter - möglich sind. Außerdem ist für jeden Mitarbeiter eine separate Akte vorhanden, die einzeln zur Bearbeitung entnommen werden kann.

Bilder: Suchen Sie im Internet mit diesem Stichworte nach Bildern und Angeboten: undefinedPersonalhefter (Externer Link)

3. Mappei oder Classei
Das Grundprinzip von Mappei und Classei ist die Aufbewahrung einzelner Vorgänge in dünnen Orga-Mappen. Es gilt das System der Lose-Blatt-Ablage. Anders als bei der Hängeregistratur sind die Mappen sehr dünn und haben integrierte Seitenklappen und eine universelle Organisationsleiste, die viele Markierungen ermöglicht.

Die Ordnungssysteme von Mappei www.mappei.de und Classei www.classei.de bieten speziell für die Personalverwaltung MultifachMappen mit Innenfachmappen zur Unterteilung des Schriftgutes. Jedes Innenfach ist mit Seitenklappen ausgestattet, wie die Standardmappen. Das Schriftgut rutscht nicht heraus. Die Innenmappen können mit Reitern gekennzeichnet werden. 
Eine Umstellung sollte gut überlegt sein. Testen Sie das System am besten mit einer Probe-Box.
Weitere Informationen mit Beispiel speziell für undefinedPersonalakten

In unserem Formularcenter finden Sie im Sachgebiet Büroorganisation einen Musteraktenplan für landwirtschaftliche Unternehmen, in dem auch der Bereich "Personal" integriert ist. undefinedZum Formularcenter

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