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14. 10. 2015

Terminkalender schafft Sicherheit

©genea - Fotolia.com

Wer seine Termine im Blick hat und Fristen wahrt, ist auf der sicheren Seite. Geldbußen oder Prämienkürzungen wegen verpasster Meldungen oder unbeachteter Sperrfristen können leichter vermieden werden.  Der richtige Terminkalender - elektronisch oder in Papierformat - hilft dabei. Viele Betriebe stehen an der Schwelle, in die digitale Welt zu wechseln. Eine Umstellung kann spontan oder Schritt für Schritt erfolgen. Das hängt von jedem Einzelnen persönlich ab. Terminkalender in Papierformat haben durchaus auch Vorteile und sind für Papierliebhaber erste Wahl.  

©nikbu - Fotolia.com

Der folgende Blick auf die verschiedenen Darstellungen bzw. Anzeigen in Papier bzw. PC-Kalendern stellt Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Formate heraus. Ob elektronisch oder auf Papier, für beides gilt: Tragen Sie alle Termine konsequent ein! Die Gewissheit, dass Termine und Fristen im Kalender notiert sind, gibt Sicherheit in einem turbulenten Betriebs- und Büroalltag!

14. 10. 2015

Eine Woche im Überblick

Die Wochenübersicht und -planung entspricht unserem alltäglichen Leben, in dem die Arbeitswoche eine feste Größe und die Freude aufs Wochenende ein steter Begleiter ist. Vorteil dieser Kalender ist, dass mit einem Blick auf die Doppelseite ein größerer Zeitraum erfasst und ein möglicher Engpass im Wochenverlauf besser erkannt wird.

Einzelne Wochentage oder Tageszeiträume mit festen Aufgaben wie zum Beispiel der Aufstallung von Ferkeln oder der Seminarteilnahme können gleich großzügig  „gestrichen“ werden, da hier (fast) nichts anderes mehr läuft. Nur die nicht markierten Zeiträume stehen dann noch zur Verfügung.

Tipp: Im iPhone-Kalender wechselt man von der Tages- in die Wochenübersicht, in dem man das Smartphone einfach quer hält.

14. 10. 2015

Stundeneinteilung ist von Vorteil

Eine vorgegebene Stundeneinteilung in der Tagesübersicht hilft, einen Termin sofort richtig zu platzieren und Zeitfenster zu markieren. So wird gleich deutlich, wie viel Zeit ein Termin oder eine Aufgabe in Anspruch nimmt und beugt einer zu engen Zeitplanung vor. Regelmäßige Arbeiten im Betrieb, wie zum Beispiel die Stallarbeit, oder auch geplante Freizeitaktivitäten, können gleich mit einem Textmarker „gestrichen“ bzw. digital markiert werden. Die Zeit, die noch übrig bleibt, kann dann verplant werden. Durch die Markierung wird schnell deutlich, wie wenig Zeit noch übrig ist.

Tipp: Planen Sie schriftlich! Das hilft Wesentliches zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Testen Sie es mal für einen Tag! Nehmen Sie sich nur zwei wichtige  undefinedA-Aufgaben vor!

14. 10. 2015

Ein Tag auf einer Seite

Angeboten wird eine Vielzahl von Tisch- und Buchkalendern von Postkartengröße bis DIN A4 Format mit der Übersicht von einem Tag auf einer Seite. Hierbei steht die Tagesplanung im Vordergrund. Es ist viel Platz vorhanden, um alle Aktivitäten für den Tag aufzuschreiben und Notizen zu machen. Die größeren Varianten sind für Fans von Tagesplänen und all diejenigen, die ihre Wiedervorlagen und Fristen aus dem Büroalltag hier notieren möchten. Nachteil: Sie haben keine Übersicht über die gesamte Woche.

Tipp: Digital ist der Wechsel von Tages-, Wochen- und Monatsübersicht einfacher und schneller. Testen Sie - sofern Sie damit noch nicht arbeiten - die Kalenderfunktionen auf Ihrem Smartphone oder Betriebs-PC.

14. 10. 2015

Tisch oder Tasche?

© Jürgen Fälchle - Fotolia.com

Querterminkalender mit Spiralbindung für den Schreibtisch oder lieber Buchformat zum Mitnehmen in der Tasche? Auch diese Frage ist für die Auswahl entscheidend. Ein Querkalender mit seinem schmalen Format bleibt in der Regel am Arbeitsplatz liegen und gibt allen, die im Büro arbeiten, einen Einblick in die wichtigsten Termine und Fristen. Eintragungen erfolgen in der Regel nur am Schreibtisch. Tischquerkalender sind preisgünstig und werden häufig von Firmen als Werbegeschenke überreicht.

Ein Buchkalender hat den Vorteil, dass Termine auch an anderen Orten sofort richtig notiert werden können. Fragen Sie sich, ob Sie im Alltag eher Termine am Schreibtisch notieren oder ob Sie viel unterwegs sind und außerhalb des Büros den Terminkalender parat haben wollen. Dann können Sie Ihren Gesprächspartnern sofort mitteilen, ob Sie an einem bestimmten Tag Zeit haben oder nicht. Das ist effizient, weil Sie nicht erst zu Hause nachsehen und sich dann nocheinmal melden müssen. 

Tipp: Auch wenn die Zukunft immer mehr digital wird, bleiben Sie Ihren schriftlichen Notizen und Eintragungen in einem Kalender treu, wenn es für Sie sehr wichtig ist!

14. 10. 2015

Wandkalender - pro und contra

© Sonja Calovini - Fotolia.com

Beliebt und praktisch sind Familienkalender, die auf einen Blick zeigen, wann welches Familienmitglied einen Termin hat. Für umfangreichere betriebliche Aufgaben- und Fristenplanung sind sie jedoch nicht gut geeignet. Hierfür eignen sich andere Formate besser.

Wand- und Bildkalender geben schnell den Monatsüberblick, und geben eine wichtige Orientierung bei der Frage nach Datum, Wochentag und Kalenderwoche. Oft dienen sie auch als schöne Dekoration an der Wand. Sie sind aber zum Beschriften und zur schriftlichen Zeitplanung und Notieren von Terminen und Fristen ebenfalls nicht so gut geeignet.

Ein großer Jahresplaner, in dem wichtige Zeiträume für alle im Betrieb Beschäftigten sichtbar gemacht werden, sorgt für Transparenz. So kann in Betrieben mit mehreren Mitarbeitern, die Urlaubsplanung dokumentiert werden.

14. 10. 2015

Zeitplansysteme - Mehr als Terminmanagement

Umfangreicher als Terminkalender sind Zeitplansysteme. Sie werden meist im Ringbuchformat angeboten mit der Möglichkeit, die Blätter nach einem Jahr auszutauschen. Zusätzlich hat das Zeitplansystem Rubriken für Tagesplanung, Adresslisten, Projektmanagement und enthält viele andere Informationen, die je nach Bedarf ergänzt werden können. Tasten Sie sich langsam heran, bevor ein Favorit dann in Echtleder zu Ihrem ständigen Begleiter wird.

Tipp: Geben Sie im Internet in eine Suchmaschine den Begriff Zeitplansysteme ein und sie finden Internetseiten, auf denen genau beschrieben und gezeigt wird, wie sie genutzt werden können.

14. 10. 2015

Neue Formate ausprobieren

Auch die Größe des Kalenders hat Einfluss auf das persönliche Zeitmanagement. Die kleinsten unter den Kalendern, die Taschenkalender, sind zwar praktisch, haben aber nur wenig Platz für Aufgaben- und Zeitplanung. Sie sind in erster Linie für Termine und Notizen in geringem Umfang gedacht. Eine schriftliche Tages- oder Wochenplanung ist nur eingeschränkt oder gar nicht möglich – je nach Aufteilung der Seiten. Probieren Sie doch einfach mal ein anderes Format aus. Vielleicht machen Sie ganz neue Erkenntnisse bei Ihrer Terminplanung!

Tipp: Smartphone oder Tablet-PC? Auch Zwischengrößen sind möglich: Mini-Tablet oder Smartphone mit großem Display. Testen Sie im Geschäft die Geräte, wie sie "in der Hand liegen" und welche Display-Größe für Ihre Belange optimal ist.

14. 10. 2015

Terminabsprachen sind wichtig

©gpoint - Fotolia.com

Je größer die Familie oder je komplexer der landwirtschaftliche Betrieb ist, desto mehr Termine sind unter einen Hut zu bringen. Jeder hat seinen eigenen Kalender und eine Terminabstimmung wird notwendig. Eine regelmäßige Terminbesprechung hilft Termin-Überschneidungen zu vermeiden. Der Terminabgleich sollte mindestens einmal pro Woche stattfinden.

Überlegen Sie, was Sie in diesem Jahr vielleicht verbessern könnten und probieren Sie es einfach aus. Die Umstellung sollte nicht zu groß sein! In kleinen Schritten lassen sich Veränderungen besser umsetzen.

Tipp: Wenn im Betrieb mehrere Mitarbeiter am PC arbeiten und Termine koordiniert werden müssen, ist ein Netzwerk hilfreich. So können Termine für alle transparent gemacht werden. Lassen Sie sich im Fachhandel beraten, nachdem Sie vorher möglichst genau überlegt haben, wie Sie sich die Zusammenarbeit im Betrieb vorstellen.

14. 10. 2015

Gönnen Sie sich etwas Schönes

Suchen Sie sich auf jeden Fall einen schönen und guten Kalender aus. Damit macht die Zeit- und Arbeitsplanung mehr Spaß und führt eher zum gewünschten Erfolg!
Weitere Informationen zum Termin- und undefinedZeitmanagement.

14. 10. 2015

Nicht vergessen - So erinnern Sie sich an einen "außergewöhnlichen" Termin

Es gibt immer wieder mal turbulente Zeiten oder außergewöhnliche Termine, die man einfach vergisst. Und das obwohl der Termin im Kalender steht. Was hilft? Nutzen Sie zum Beispiel für einen aktuellen Termin, den Sie nicht vergessen wollen, den Wecker in Ihrem Smartphone. Voraussetzung ist, Sie haben das Smartphone auch immer dabei. Oder heften Sie sich ein gelbes Post-it - Mindestgröße 100x75 mm - mit dick rot geschriebener Notiz an eine Stelle, an der Sie die Erinnerung garantiert nicht übersehen können. Zum Beispiel an die Bürotür. Aber Vorsicht! Nur in Ausnahmenfällen nutzen, sonst "verzetteln" Sie sich! 

Outlook-Tipp: Ein Erinnerungsfenster erscheint, wenn Sie eine E-Mail "Zur Nachverfolgung" kennzeichnen. Geben Sie dabei das Datum ein, an dem das Erinnerungsfenster erscheinen soll.

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