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16. 10. 2017

Belege online - Die neuen GoBD

In der Buchführung ist das Vorsortieren von Papierbelegen ein klassischer Arbeitsprozess im Agrarbüro. Anschließend werden die Papierunterlagen zum Steuerberater gebracht, oder ein Mitarbeiter der Buchstelle bucht im Betrieb. Diese Arbeitsschritte können durch digitalen Belegaustausch effizienter gestaltet werden. Der digitale Weg muss dabei ganz bestimmten Anforderungen entsprechen.

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Das gilt sowohl für Betriebe, die doppelte Buchhaltung machen als auch für die Betriebe mit Einnahmen-Überschussrechnung.

Die GoBD werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt.

Das undefinedSchreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 14.11.2014  fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen und ist rechtliche Grundlage für die Umsetzung in die Praxis.

Bei Fragen zur GoBD wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung!

Die wichtigsten Grundsätze sind nachfolgend im Überblick dargestellt:

Unveränderbarkeit
Sowohl für Papier- als auch für digitale Belege ist die Unveränderbarkeit eine der wichtigsten Anforderungen in der ordnungsgemäßen Buchführung. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden. Das gilt sinngemäß für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die aufbewahrungspflichtig sind.

Belegsicherung
Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Das Thema Datensicherheit* und Datensicherung*  spielt daher für den Betrieb eine besonders wichtige Rolle.

*Datensicherheit hat das technische Ziel, Daten jeglicher Art in ausreichendem Maße gegen Verlust, Manipulationen und andere Bedrohungen zu sichern. Hinreichende Datensicherheit ist eine Voraussetzung für effektiven Datenschutz. Quelle: Wikipedia

*Datensicherung (englisch backup [ˈbækʌp]) bezeichnet das Kopieren von Daten in der Absicht, diese im Fall eines Datenverlustes zurückkopieren zu können. Die auf dem Speichermedium gesicherten Daten werden als Sicherungskopie, engl. Backup, bezeichnet. Die Wiederherstellung der Originaldaten aus einer Sicherungskopie bezeichnet man als Datenwiederherstellung, Datenrücksicherung oder (englisch) Restore. Quelle: Wikipedia

Ein Buchführungsprogramm muss ebenso wie der dazu gehörige Belegassistent oder Belegmanager den GoBD entsprechen. Ein Belegassistent oder Belegmanager hilft dabei, die Belege richtig abzulegen und zu verwalten. Belege werden dabei vom Programm identifiziert, gesichtet, gesichert und geordnet abgelegt.

Belegeingang und Belegausgang sind auf unterschiedlichen Wegen möglich. So können Belege eingescannt, per Fax eingehen oder per Drag & Drop aus einem Ordner „hineingezogen“ werden.

Eine Verschlagwortung* erfolgt automatisch. Eine OCR*-Erkennung sorgt dafür, dass Unterlagen mit Hilfe der Suchfunktion gefunden werden. Der Zugriff auf die Belege ist mit einem Belegassistenten für Steuerberater und Landwirt online möglich. Entsprechende Zugriffsrechte werden vom System eingerichtet.

*Verschlagwortung, Indexierung, Verstichwortung mit dem Ziel, die Dokumente bzw. deren Inhalt näher zu charakterisieren und über eine Schlagwortliste besser zugänglich zu machen oder zuordnen zu können

*OCR: Optical Character Recognition; Texterkennung, die es möglich macht, dass in den eingescannten Dokumenten nach einzelnen Wörtern, Buchstaben und Zahlen gesucht werden kann.

Weitere Informationen zu Buchführungs-Software mit digitalem Belegmanagement:
www.landdata.de (Adnova+), undefinedInfo Belegassistent
www.nlb.de (AssBila), undefinedInfo Belegassistent 
www.addisonagrosoft.de (HANNIBAL), undefinedInfo Belegmanager  

Digitale Grund(buch)aufzeichnungen
Sowohl beim Einsatz von Haupt- als auch von Vor- oder Nebensystemen ist eine Verbuchung im Journal des Hauptsystems (z. B. Finanzbuchhaltung) bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahrt werden.

Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können.
Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren. Wie diese Kontrollen konkret im jeweiligen Betrieb aussehen müssen, kann gemeinsam mit der Steuerberatung geklärt werden. Das ist unter anderem von der Komplexität des Betriebe abhängig.

Datensicherheit
Der Steuerpflichtige hat nach den GoBD sein DV-System (Datenverarbeitungssystem) gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.

Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.

Wer die Buchführungsdaten auf dem eigenen PC speichert, muss sie selbst sichern und auch den PC vor unberechtigtem Zugriff schützen. Werden die Daten und Dokumente in der Cloud gespeichert, übernimmt der Dienstleister die entsprechenden Vorkehrungen (z. B. redundantes Rechenzentrum).

Für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit auch für die Datensicherheit - ist immer der Steuerpflichtige selbst verantwortlich!

Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.

Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. Die Ablage eines Belegs als Excel-Datei oder Word-Datei, auch nach Umwandlung in ein PDF-Format, ist insofern nicht unproblematisch. Unter bestimmten Voraussetzungen wird sie jedoch erlaubt. Bitte sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater!

Aufbewahrung
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoBD entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)
Durch den Scanvorgang werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • welches Schriftgut gescannt wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität des DV-Systems und der Organisationsstruktur.

Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.

Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. Wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass in Ihrem Fall die Papierbelege vernichtet werden können, bewahren Sie sie auf!

Verfahrensdokumentation
Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

undefinedWeitere Informationen und Muster (AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.)

Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen
Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen.

Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
 
Der Steuerpflichtige muss durch Scannen digitalisierte Unterlagen über sein DV-System per Bildschirm lesbar machen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. Die elektronischen Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein.

Datenzugriff und Mitwirkungspflicht
Die Finanzbehörde hat das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde dabei unterstützen und die dabei entstehenden Kosten tragen.

Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände z. B. nicht aufzeichnungs- und auf-bewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann.

Zertifizierung und Software-Testate
Die Finanzbehörden geben keine Empfehlungen für bestimmte DV-Systeme, da die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Buchführung, den Datenaustausch und die Aufbewahrung der Belege keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zulassen.

Zertifikate oder Testate von Qualitätssicherungssystemen speziell für IT-Systeme können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Landwirt als Entscheidungskriterium für das ein oder andere Software-Programm dienen. Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung steht hier sicherlich an erster Stelle.

undefinedInformationen zu Gütesiegeln im Bereich Datenschutz (BSI)

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