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Halte dich an die Ordnung, so hält die Ordnung dich. Augustinus

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28. 02. 2018

Was ist drin im Ordner?

Wer in seinen Aktenordnern Dokumente schnell finden will, sollte Register und Deckblätter (für das Inhaltsverzeichnis des Ordners) nutzen. Für alle Sortierungen gibt es entsprechende Variationen. Die Auswahl ist riesig. Kunststoffregister benötigen ein separates Deckblatt, auf dem das Inhaltsverzeichnis handschriftlich oder mit dem PC eingetragen werden kann. In Unserem Formularcenter finden Sie im Sachgebiet Büroorganisation PDF-Dateien (1-5, 1-10, 1-20, 1-31) zum Download.

undefinedZum Formularcenter (wählen Sie Büroorganisation)


Hier finden Sie Beispiele für Register, die das Finden im Büro erheblich erleichtern!

undefinedDurable > Ordner und Organisieren > Register mit geprägten Taben 

undefinedLeitz > Produkte > Ordner und Ordnungsmittel > Register und Trennblätter 

undefinedEsselte > Produkte > Ordner und Ordnungsmittel > Register und Trennblätter

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27. 10. 2017

Zeit sparen mit Loseblatt-Ablage

Wussten Sie, dass die Ablage im Aktenordner die aufwändigste Art der Ablage ist? Rund dreizehn Handgriffe sind erforderlich, um ein Dokument abzuheften: Locher greifen, Dokument lochen, Ordner greifen, Ordner aufschlagen, Hebelmechanik lösen, Fach suchen, Hebel lösen, Papier einlegen, Hebel schließen, Fach schließen, Hebelmechanik schließen, Ordner schließen, Ordner greifen und wegstellen. Keine Frage, für eine geordnete Dokumentation wichtiger – insbesondere prüfrelevanter - Unterlagen ist dieser Zeitaufwand in Ordnung. 

Für einige andere Unterlagen, die im Agrarbüro eine Rolle spielen, könnte jedoch auch die Loselatt-Ablage in Frage kommen. Damit ist nicht die Ablage loser Blätter quer über den Schreibtisch gemeint, sondern  die Hängeregistratur sowie das Mappei oder Classei-System. Da braucht man zur Ablage in der Regel nur rund sechs oder weniger Handgriffe. 

Testen Sie die Loseblatt-Ablage doch zum Beispiel mal für Ihre Ideensammlungen, für ein neues Projekt, das gar nicht so viele Unterlagen mit sich bringt, zur geordneten Sammlung von Nachschlagewerken wie Adresslisten, Preislisten, Produktübersichten oder Broschüren. Auch als Zwischenablage ist die Loseblatt-Ablage eine gute Alternative. Sie haben schon eine Hängeregistratur, zum Beispiel im Rollcontainer und nutzen sie nicht? Überlegen Sie, was Sie dort gut geordnet und beschriftet vom Schreibtisch „verschwinden“ lassen könnten!

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09. 01. 2018

So erstellen Sie Ihren individuellen Aktenplan

Der Aktenplan ist Grundlage für Ihre Papier-Ablage und für Ihre digitale Ordnerstruktur im PC. Es lohnt sich, hier etwas Zeit zu investieren. Die einmal festgelegte Struktur gibt Sicherheit und erleichtert das Ablegen und Wiederfinden der Dokumente. Die wichtigsten Schritte in Kürze:

Teilen Sie die Informationen, die im Büro aufbewahrt werden sollen, in maximal zehn Hauptthemengebiete ein. Zum Beispiel Unternehmensführung, Verwaltung, Finanzen, Fördermaßnahmen, Personal, Pflanzenbau, Milchviehhaltung und Projekte. Danach erfolgt die weitere Aufteilung in Untergruppen. Im Themengebiet Pflanzenbau ergeben sich zum Beispiel die Untergruppen Dünung und Pflanzenschutz. Je nach Bedarf wird weiter untergliedert.

Legen Sie einmal grundlegend fest, wo welche Unterlagen abgelegt werden sollen. Das braucht etwas Zeit und will gut überlegt sein. Der so entwickelte betriebsindividuelle Aktenplan wird Ihnen aber die Arbeit immer wieder erleichtern! Die Struktur für Papier-Ablage und für die digitale Ordnerstruktur im PC sollten in den meisten Punkten identisch sein. Wenn Sie auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) umsteigen möchten, fällt die Einrichtung der Ablagestruktur im DMS ebenfalls leichter.

Wir beraten Sie gern dabei! Rufen Sie einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail:

undefinedAnsprechpartner

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11. 07. 2017

Musteraktenplan für landwirtschaftliche Unternehmen

© Thomas Reimer - Fotolia.com

Wo hefte ich was ab? Wie finde ich die Dokumente schnell wieder? Diese Fragen stehen im Mittelpunkt, wenn es darum geht, die Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb effizienter zu gestalten. Die Antwort darauf ist der betriebsindividuelle Aktenplan.

Mit einem Aktenplan wird im Unternehmen einmal grundlegend festgelegt, wo welche Schriftstücke abgeheftet werden – und wo man sie wiederfindet. Die Landwirtschafskammer Nordrhein-Westfalen hat einen Musteraktenplan entwickelt, der beispielhaft eine Struktur aufzeigt. Die Excel-Datei ist zusätzlich mit Kommentaren versehen, die auf Schnittstellen in der Ablage hinweisen oder Alternativen zur dargestellten Struktur aufzeigen.

undefinedDownload Musteraktenplan Excel-Datei  
Wenn Sie die Datei ausdrucken möchten, bitte beim Druck "gesamte Arbeitsmappe" anklicken. 

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26. 09. 2014

Welche Ablage passt am besten?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten ein Schriftstück dauerhaft auzubewahren. Am bekanntesten ist sicher die Stapelablage. Die Unterlagen werden einfach aufeinander gelegt - gestapelt. Auch der Aktenordner (Stehordner) ist wohl aus keinem Büro wegzudenken.
Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten wie zum Beispiel die Lose-Blatt-Ablage, die in punkto "Schnelles Ablegen, aber mit System!" ihre Vorteile hat. Hier finden Sie eine Übersicht mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Möglichkeiten:
undefinedArt der Ablage.

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23. 08. 2017

Unterlagen in Aktenordnern - So behalten Sie den Überblick

© Rene Wechsler - Fotolia.com

Kennen Sie das auch? Es werden immer mehr Ordner, da die Flut an Dokumenten laufend zunimmt. Wie kann man da den Überblick behalten? Gibt es einfache Regeln und Tipps, die bei der Ordnerstruktur helfen?

Nutzen Sie Farben und Symbole
Um einen besseren Durchblick zu haben, hilft es schon, die Akten gleicher Sachgruppen mit gleichfarbigem Rückenschild zu versehen. Zum Beispiel alle Versicherungsordner blau, alle Buchführungsordner grün, alle Ordner mit Förderunterlagen gelb. Farben und Symbole erleichtern nämlich das Auffinden. Das Auge erkennt Farben und Bilder wesentlich schneller als Informationen in Schriftform. Im Handel erhalten Sie farbige Rückenschilder, die dann von Hand beschriftet werden können.

Oder Sie nutzen den PC und beschriften Ihre Ordner mit speziellen Ordnerrücken-Etiketten. Bei weißen Etiketten könnten Sie, falls ein Farbdrucker vorhanden ist, die Beschriftungsfarbe je nach Sachgruppe unterschiedlich wählen oder mit farbigen Punkten arbeiten. Diese sind ebenfalls in vielen Farben im Bürofachhandel erhältlich.

Farbige Ordner sind eine weitere Möglichkeit, die Aktenwand zu strukturieren. Möglichkeiten gibt es viele. Nutzen Sie Farben und Symbole, um ihren Augen die Orientierung bei der Fülle an Aktenordnern zu erleichtern. 

Drinnen ist, was außen draufsteht
Zweite wichtige Regel ist die Ordnerbeschriftung. Außen sollte draufstehen, was drinnen abgeheftet ist. Die Beschriftung zu aktualisieren kostet nur einen Bruchteil der Zeit, die Sie sonst später fürs Suchen benötigen. Was auf dem Rückenschild geschrieben steht, kann innen dann auf dem Deckblatt (s. u. ) noch genauer beschrieben werden. Die Rückenschilder sollten alle nach demselben Schema beschriftet werden.

Mit Inhaltsverzeichnis finden Sie schneller
Um im Ordner eine bessere Orientierung zu haben, ist ein Inhaltsverzeichnis sehr zu empfehlen. Dies wird als erstes Blatt obennauf in den Ordner geheftet und gibt genau an, was in den verschiedenen Fächern (Platz zwischen zwei Registerblättern, s. u.) abgeheftet ist. Vergleichen Sie es mit dem Inhaltsverzeichnis in einem Buch! Das Aktendeckblatt oder Registerdeckblatt gibt gegenüber dem Rückenschild eine noch genauere Inhaltsübersicht. Um den gesamten Akteninhalt zu erfassen, sollte ein Blick auf diese erste Seite genügen. Lästiges Durchblättern und Suchen werden so vermieden.

Nutzen Sie das Deckblatt auch für Notizen und Querverweise - also Hinweise darauf in welchem Ordner eine hier vielleicht vermutete Unterlage zu finden ist. So bleibt Ihre Ablage aktuell und lebendig!

undefinedOrdnung im Ordner - Weitere Tipps zum Register-Deckblatt (und Link zum Formularcenter)

Auch im Ordner alles schön geordnet
Für die innere Ordnung sorgen dann Trennblätter, Trennstreifen oder vorgefertigte Registerblätter. Die Register sind in allen Farben und Einteilungen im Handel erhältlich. Die Unterteilung und klare Beschriftung eines Aktenordners hilft Zeit zu sparen. Ordnungshilfen wie Trennblätter, Trennstreifen, Register und Heftstreifen sollten zum Handwerkszeug im Büro gehören.

Die Zeit, die im Vorfeld für die Strukturierung gebraucht wird, ist durch den schnelleren Zugriff im Nu wieder wett gemacht! Gute Strukturhilfen sind eine lohnende Anschaffung auf dem Weg zu mehr Professionalität und Zufriedenheit im Agrarbüro. 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten von undefinedOrdnungs- und Registraturhilfen rund um den Aktenordner. 

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02. 08. 2017

Ordner-Rückenschilder online selbst gestalten

© Thomas Reimer - Fotolia.com

Wenn Sie Ihre Ordner-Rückenschilder schön gestalten möchten, gibt es viele Wege. Einer davon ist Rückenschilder online zu gestalten. Die Etiketten-Hersteller bieten dazu im Internet Programme an, mit denen Sie Ihre Ordnerrücken am PC erstellen können, ohne eine Software auf Ihrem PC zu installieren.

Jeder Hersteller hat seine eigenen Etikettenmaße, abgestimmt auf den passenden Ordner, deshalb ist es von Vorteil, Etiketten und Print-Programm von demselben Hersteller zu wählen. Bei der Online-Version brauchen Sie sich in der Regel nicht zu registrieren. Wenn Sie Ihre Rückenschilder jedoch online speichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen, ist eine Registrierung erforderlich. Bei Avery Zweckform können Sie die auf Ihrem PC gespeicherten Dateien wieder öffnen, wenn Sie dazu auf der Website den Button "Design laden" anklicken.

Die folgenden Etiketten-Hersteller haben wir als Beispiele im Internet gefunden:

undefinedAVERY Zweckform > Druckvorlagen & Software > Avery Design & Print  

undefinedDURABLE > Service > DURAPRINT (mit Registrierung!)

undefinedHERMA > Service > EtikettenAssistent online

undefinedLEITZ > Easy Print

Wir beraten Sie gern! Sie möchten endlich die richtige Ablagestruktur für Ihre Bedürfnisse finden? Sie möchten eigene Vorlagen für Rückenschilder gestalten und auf Ihrem PC speichern? Ihre Ansprechpartner bei der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen: undefinedTeam Agrarbüromanagement

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16. 02. 2015

Wie können Versicherungsunterlagen im Agrarbüro sortiert werden?

© fotomatrix -Fotolia.com

Sortierung ist keine Hexerei! Betriebliche und auch private Versicherungsunterlagen können Sie problemlos so sortieren, dass Sie jedes einzelne Dokument gezielt abheften und auf Anhieb wiederfinden können. In unserem Beispiel unterscheiden wir nicht nach privaten und betrieblichen Versicherungen. Wir stellen ihnen die zwei wesentlichen Möglichkeiten vor und geben Tipps, wie Sie Ihren Aktenordner zum erstklassigen Wegweiser machen! undefinedPDF-Download 

Tipp: Register - bunt oder einfarbig - erleichtern das Zuordnen und Wiederfinden!

Ansprechpartner:
undefinedSpezialberatung Agrarbüromanagment 
undefinedVersicherungsberatung der Landwirtschaftskammer NRW 

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Mind-Mapping

Mind-Mapping ist eine kreative Methode, um komplexe Zusammenhänge bildlich darzustellen. Mind-Map heißt übersetzt "Gehirn-Karte".

So gehen Sie vor: Nehmen Sie sich ein großes Blatt - am besten DIN A 3 - und schreiben in die Mitte das Thema - also Aktenplan. Dann zeichnen Sie so weiter als wollten Sie einen Baum malen: Äste, feinere Äste, Zweige, Blätter. Die Hauptäste sind Ihre Hauptthemen. Die nächste Untergliederung sind die kleineren Äste - die Unterthemen u.s.w. Zum Schluss haben Sie Alles auf einen Blick. Wenn Ihnen die Struktur zusagt, geht es Ordner für Ordner an die Umsetzung.

Tipp: Die Präsentation "Finden statt Suchen" der Fachtagung "Mit dem Agrarbüro in die Zukunft" im November 2012 bietet weitere Tipps und Hinweise für Ihren Aktenplan! undefinedWeiter...

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26. 09. 2014

Zeitschriften und Prospekte - Wohin damit?

Kennen Sie das? Zeitschriften und Prospekte liegen hier und da auf dem Schreibtisch oder irgendwo im Büro und wenn man sie sucht, sind sie nicht zu finden. Suchen kostet Zeit und Nerven, schaffen Sie es daher einfach ab! Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, einen festen Ablageplatz einzurichten.

Der Platz muss so ausgewählt werden, dass die Prospekte auch weiterhin „in Sichtweite“ bleiben. Schaffen Sie zum Beispiel Platz in einem Regal in der Nähe des Schreibtisches. Oder an anderer Stelle, wo die Broschüren schnell abgelegt, gut sichtbar und jederzeit griffbereit sind.

Wenn Sie in Stapeln ablegen, was ja am schnellsten geht, achten Sie darauf, dass der Stapel nicht zu hoch wird. Werfen Sie alte Broschüren regelmäßig weg. Was älter als ein Jahr ist, kann in der Regel entsorgt werden. Wenn Sie Zeitschriften gut geordnet sammeln möchten, nutzen Sie Stehsammler. So können Sie auch gleich - zum Beispiel nach Monaten - sortieren.

Wer zu den „großen Sammlern“ gehört und viel Papier sammelt, aber in Wirklichkeit doch nicht liest, sollte als Ablage eine größere Kiste wählen, die zwar noch im Büro steht, aber nicht gerade wertvollen Platz im unmittelbaren Arbeitsbereich beansprucht.

 

Tipp: Abonnieren Sie den kostenfreien Agrarbüro-Newsletter mit Tipps und Strategien für Ihre Büroorganisation. undefinedWeiter...

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